Müşteriye Servis Teklifi Nasıl Hazırlanır ve Onay Nasıl Alınır?
İşçilik ve parçayı ayıran, KDV'si net, geçerlilik süresi olan bir servis teklifi nasıl hazırlanır? Müşteri onayını kayıt altına almanın yolları.
Kısaca
- İyi bir servis teklifi; işçilik ve parçayı ayrı gösterir, KDV'nin dahil olup olmadığını belirtir ve bir geçerlilik süresi taşır.
- Parça seçenekleri (orijinal / muadil) yan yana verildiğinde müşteri karar vermekte zorlanmaz.
- Onayın yazılı ya da link üzerinden alınması, işe başlamadan önce fiyat konusunda anlaşılmasını sağlar.
Telefonda verilen “aşağı yukarı beş bin lira tutar” cevabı, iş bittiğinde altı bin beş yüz olursa müşteri haklı olarak sorar. Yazılı teklif, fiyatın baştan konuşulmasını ve sürprizlerin önlenmesini sağlar.
Bir servis teklifinde olması gerekenler
- Müşteri ve araç: Ad, telefon, plaka, marka-model.
- Şikâyet ve tespit: Teklifin neden verildiği.
- İşçilik kalemleri: Her işlem ayrı satırda ve tutarıyla.
- Parça kalemleri: Parça adı, adet, birim fiyat; orijinal mi muadil mi.
- KDV: Tutarların KDV dahil mi hariç mi olduğu ve uygulanan oran.
- İndirim: Varsa ayrı satırda.
- Geçerlilik süresi: Parça fiyatları değişkense özellikle önemlidir.
- Tahmini süre: Aracın ne kadar serviste kalacağı.
Seçenek sunun
Aynı iş için iki seçenek vermek müşteriye kontrol hissi verir: orijinal parça ile bir fiyat, kaliteli muadil parça ile başka bir fiyat. Müşteri farkı kendisi görür; “pahalı” itirazı yerine bir tercih yapar.
Onayı kayıt altına alın
Teklif ancak onaylandığında işe dönüşür. Onay; imzalı kâğıt, yazılı mesaj ya da müşterinin kendi telefonundan açtığı bir teklif linki üzerinden alınabilir. Link yönteminde müşteri teklifi istediği zaman açıp okuyabilir ve onay, red ya da değişiklik isteğini bildirebilir; cevap tarihiyle birlikte kayda geçer.
Tekliften servise
Onaylanan teklif, aynı kalemlerle servise dönüşmelidir. Kalemleri yeniden yazmak hem zaman kaybıdır hem de teklifle fatura arasında fark oluşmasına yol açar.
SanayiTakip'te teklif
SanayiTakip'te teklif müşteriye link olarak gönderilir; müşteri uygulama indirmeden teklifi açar, onaylar, reddeder ya da revizyon ister. Onaylanan teklif servise dönüştürülebilir. Teklifte işçilik ve parça kalemleri, KDV oranı, indirim ve geçerlilik tarihi yer alır.
Sık sorulanlar
Teklifin geçerlilik süresi ne kadar olmalı?
Parça fiyatlarının ne kadar sık değiştiğine bağlıdır. Fiyatların hızlı değiştiği dönemlerde kısa bir süre (örneğin birkaç gün) belirlemek, eski fiyattan iş yapma riskini azaltır.
Müşteri teklifi onaylamadan işe başlayabilir miyim?
Önerilmez. Onaysız yapılan iş, fiyat tartışmalarının en yaygın kaynağıdır. Acil durumlarda bile en azından yazılı bir mesajla onay alın.
