Oto Serviste İş Emri Nasıl Hazırlanır? Eksiksiz İş Emrinde Olması Gerekenler
Araç servise girdiğinde açılan iş emrinde hangi bilgiler olmalı? Şikâyet, kilometre, parça, işçilik ve onay adımlarıyla eksiksiz iş emri rehberi.
Kısaca
- İş emri, aracın servise girişinden teslimine kadar yapılan her şeyin yazılı kaydıdır.
- En az şunları içermeli: müşteri ve araç bilgisi, giriş kilometresi, müşterinin şikâyeti, tespit, yapılacak işlemler, parçalar, işçilik, tahmini teslim ve müşteri onayı.
- İş emri açılmadan işe başlanmaması, sonradan çıkan fiyat tartışmalarının çoğunu baştan önler.
Sanayide en sık duyulan tartışma şudur: “Ben bunu yapın demedim.” Müşteri yalnızca balata için gelmiştir; usta disklerin de bittiğini görüp değiştirmiştir; fatura beklenenden yüksek çıkar. Bu tartışmanın kökünde neredeyse her zaman yazılı bir iş emrinin olmaması yatar.
İş emri (servis fişi, iş kartı ya da servis formu olarak da bilinir), araç servise girdiği anda açılan ve araç teslim edilene kadar güncellenen kayıttır. Ustaya ne yapacağını, müşteriye neye onay verdiğini, işletme sahibine de işin kâra mı zarara mı döndüğünü gösterir.
İş emrinde olması gereken bilgiler
1. Müşteri ve araç bilgisi
Müşterinin adı ve ulaşılabilir telefon numarası, aracın plakası, markası, modeli ve model yılı. Şasi numarası parça siparişinde yanlış parça riskini azaltır; ilk girişte bir kez kaydetmek yeterlidir.
2. Giriş kilometresi ve tarih
Aracın servise giriş tarihi ve göstergedeki kilometre. Kilometre hem bir sonraki bakımın zamanını belirler hem de “araç serviste kullanılmış” gibi itirazlara karşı kayıt oluşturur.
3. Müşterinin şikâyeti, kendi cümlesiyle
“Soğukken çalıştırınca ön taraftan tıkırtı geliyor” gibi, müşterinin anlattığı hâliyle yazın. Ustanın teşhisi ayrı bir alan olmalı; şikâyet ile teşhisi karıştırmak, sonradan “ben bunu söylemedim” tartışmasına kapı açar.
4. Tespit (arıza teşhisi)
Usta aracı inceledikten sonra bulduğunu yazar: “Sol ön rot başı boşluk yapıyor, ön balatalar sınırda.” Tespit, yapılacak işlemlerin gerekçesidir.
5. Yapılacak işlemler ve parçalar
Her işlem ayrı satırda: işçilik tutarı, kullanılacak parçalar, adetleri ve fiyatları. Parçanın orijinal mi, muadil mi olduğunu belirtmek fiyat farkının nedenini müşteriye açıklar.
6. Tahmini tutar ve teslim zamanı
Toplam tutarın KDV dahil mi hariç mi olduğu açıkça yazılmalı. Tahmini teslim tarihi, müşterinin gün içinde defalarca aramasını da azaltır.
7. Müşteri onayı
Müşteri, işlemleri ve tahmini tutarı gördükten sonra onay vermeli. Onay imzayla, mesajla ya da teklif linki üzerinden alınabilir; önemli olan kayıtlı olmasıdır.
Kâğıt iş emri mi, dijital iş emri mi?
| Kâğıt / defter | Dijital kayıt | |
|---|---|---|
| Geçmiş servisleri bulmak | Klasörde aramak gerekir | Plaka ya da telefonla saniyeler içinde |
| Müşteriye gönderme | Fotoğrafını çekip yollamak | PDF ya da link olarak |
| Tahsilat ve borç | Ayrı deftere işlenir | Servisle aynı kayıtta |
| Kaybolma riski | Yüksek (yangın, su, yıpranma) | Yedekli tutulursa düşük |
Kâğıt iş emri küçük ve az araçlı bir dükkân için iş görebilir. Ancak araç sayısı arttıkça asıl sorun yazmak değil, bulmak olur: altı ay önce hangi yağın konduğu, hangi parçanın garantide olduğu, kimin borcunun kaldığı.
İyi bir iş emrinin işletmeye kazandırdıkları
- Fiyat tartışmaları azalır; müşteri neye onay verdiğini görür.
- Usta değişse de iş yarım kalmaz; yapılacaklar yazılıdır.
- Aracın servis geçmişi oluşur; bir sonraki gelişte ne yapıldığı bilinir.
- Parça ve işçilik ayrı tutulduğu için hangi işin ne kazandırdığı görülür.
- Teslimde kilometre, yapılan işlemler ve garanti bilgisi müşteriye yazılı verilir.
SanayiTakip'te iş emri
SanayiTakip'te servis, müşterinin telefon numarasıyla açılır; müşteri, araç ve servis tek formda kaydedilir. Şikâyet, tespit, işçilik ve parça kalemleri aynı ekranda girilir, parça stoktan düşer, servis raporu PDF olarak hazırlanır ve WhatsApp ile gönderilebilir. Tekrar eden işler için şablon kullanılabilir.
Sık sorulanlar
İş emri ile fatura aynı şey mi?
Hayır. İş emri yapılacak ve yapılan işlerin servis içi kaydıdır; fatura ise satışın mali belgesidir. İş emri faturaya dayanak olur ama onun yerini tutmaz.
Müşteri onayını nasıl almalıyım?
İmza, yazılı mesaj ya da teklif linki üzerinden onay olabilir. Önemli olan onayın tarihli ve kayıtlı olması, sözlü onayda kalmamasıdır.
İş emrinde KDV yazmak zorunlu mu?
Tutarın KDV dahil mi hariç mi olduğunu belirtmek tartışmayı önler. Vergi yükümlülükleriniz için muhasebecinizden teyit alın.
