Oto Serviste Yedek Parça Stok Takibi Nasıl Yapılır?
Rafta olduğunu sandığınız parça yok, yok sandığınız parçadan üç tane var... Oto servislerde yedek parça stok takibinin temel kuralları.
Kısaca
- Stok takibinin amacı, hangi parçadan kaç tane olduğunu sayım yapmadan bilmektir.
- Temel kural: parça girişi alış faturasıyla, çıkışı servisle kaydedilir; ikisi arasında elle düzeltme olmamalıdır.
- Sık kullanılan parçalara minimum stok seviyesi koymak, “parça bitti” diye bekleyen aracı azaltır.
Yağ filtresi biter, kimse fark etmez; araç lifte alındığında parçacı aranır ve araç bir saat bekler. Ya da tersi olur: aynı parçadan rafta beş tane vardır ama kimse bilmediği için bir tane daha sipariş edilir. İki durumda da para kaybedilir.
Stok takibinin dört temel kuralı
1. Her parça bir kez tanımlanır
Aynı parça “yağ filtresi”, “filtre yağ” ve üretici koduyla üç ayrı kayıt olarak girilirse stok asla tutmaz. Parçaya bir ad, varsa üretici ya da OEM kodu ve bir birim (adet, litre) verin; sonra hep o kaydı kullanın.
2. Giriş faturayla kaydedilir
Parça geldiğinde alış faturasıyla stoğa girer: adet, alış fiyatı, tedarikçi. Böylece hem stok artar hem de tedarikçiye olan borç kayda geçer.
3. Çıkış servisle kaydedilir
Parça bir araca takıldığında o aracın servis kaydına eklenir ve stoktan düşer. “Rafından alıp taktık, sonra yazarız” denilen her parça, sayımda açık olarak geri döner.
4. Düzenli sayım yapılır
En iyi sistemde bile fark oluşur: kırılan, iade edilen, yanlış girilen parça. Tüm depoyu yılda bir saymak yerine, sık kullanılan parçaları ayda bir saymak farkları erken yakalar.
Minimum stok seviyesi
Her parça için “bunun altına düşerse sipariş ver” dediğiniz bir sayı belirleyin. Bu sayı, parçanın ne kadar sık kullanıldığına ve tedarikçinin ne kadar sürede getirdiğine göre değişir. Sık kullanılan filtreler, balatalar ve yağlar için minimum seviye belirlemek; nadir kullanılan parçaları ise stokta tutmak yerine ihtiyaç anında sipariş etmek çoğu servis için mantıklıdır.
Açık servisler için parça ayırma
Bir aracın teklifi onaylandı ama araç yarın gelecek. Bu arada aynı parça başka bir araca takılırsa, ertesi gün parça yoktur. Açık servislere eklenen parçaları rezerve etmek, yani “bu parça bu aracın” diye ayırmak, bu çakışmayı önler.
SanayiTakip'te stok
SanayiTakip'te servise eklenen parça stoktan düşer, minimum stok seviyesinin altına inen parçalar için uyarı gösterilir ve açık servislerdeki parçalar rezerve edilebilir. Alış faturaları tedarikçi carisine işlenir.
Sık sorulanlar
Her küçük parçayı stokta takip etmeli miyim?
Hayır. Cıvata, kelepçe gibi düşük değerli sarf malzemelerini toplu takip etmek yeterli olabilir. Yağ, filtre, balata, akü gibi değerli ve sık kullanılan parçaları adet adet takip edin.
Sayımda fark çıkarsa ne yapmalıyım?
Farkı düzeltme kaydıyla işleyin ve nedenini not edin. Aynı parçada sürekli fark çıkıyorsa, çıkışların servise yazılmadığı bir alışkanlık var demektir.
